07 de agosto de 2018

O Ministério da Transparência e Controladoria Geral da União (“CGU”) publicou em 19 de julho último a Portaria CGU n.º 1.970, alterando a Portaria CGU n.º 910/2015, a qual, por sua vez, regulamenta os processos administrativos sancionadores de responsabilidade desse órgão. 

A CGU é o órgão responsável pela aplicação das penalidades administrativas previstas na Lei Anticorrupção (Lei Federal n.º 12.846/2013) no âmbito federal. De acordo com a Lei, a presença de programas de integridade –compliance – é um fator que deve ser levado em consideração para eventual diminuição da multa.

A alteração trazida pela nova Portaria diz respeito especificamente ao momento em que a empresa processada poderá apresentar seu programa de compliance: ela terá 30 dias, a partir da notificação da instauração do procedimento. Trata-se do mesmo prazo que a companhia terá para apresentar sua defesa escrita.

Para comprovar que possui um programa de compliance efetivo, a companhia terá que apresentar o Relatório de Perfil e o Relatório de Conformidade, mas outros documentos comprobatórios também serão aceitos.

O Relatório de Perfil, nos termos da Portaria CGU n.º 909/2015 deve conter: I - os setores do mercado em que atua, no Brasil ou no exterior; II - estrutura organizacional, hierarquia interna, o processo decisório e as principais competências de conselhos, diretorias, departamentos ou setores; III - o quantitativo de empregados, funcionários e colaboradores; IV - as interações estabelecidas com a administração pública nacional ou estrangeira; V - as participações societárias que envolvam a pessoa jurídica; VI - informar sua qualificação, se for o caso, como microempresa ou empresa de pequeno porte.

Já o Relatório de Conformidade deve abarcar: I - a estrutura do programa de integridade; II – a demonstração do funcionamento do programa; a demonstração da efetividade do programa. A Portaria CGU n.º 905/2015 traz uma série de elementos que compõem cada um desses itens para provar a existência e efetividade do programa.

A depender do tamanho da empresa e do volume das operações que sejam relevantes para o compliance, elaborar os Relatórios de Perfil e de Conformidade em 30 dias pode ser um trabalho hercúleo. Sem um material de base, que já tenha descrito e avaliado cada elemento do seu programa de compliance, apresenta-lo com completude pode ser uma tarefa inviável para a empresa notificada pela CGU, no contexto de um processo administrativo sancionador da Lei Anticorrupção.

Exatamente por esses motivos, a realização periódica de avaliações de riscos (risk assessment) e de testes dos controles internos que descrevam e analisem as estruturas e operações do programa de compliance são altamente recomendadas. Por outro lado, a elaboração dessas avaliações também pode auxiliar empresas que necessitem apresentar seus programas para outros órgãos regulares, por força de norma (como ocorrerá com as companhias abertas a partir de outubro) ou por força de processo administrativo.